Já observou o quanto é prazeroso trabalhar em um ambiente organizado, onde todos sabem o que deve ser feito, e realizam suas tarefas sem prejudicar ou atrasar os processos de ninguém? Organizar, sistematizar e metodizar são as palavras chave desta área desconhecida por muitos, e fundamental para o desenvolvimento das organizações. Mas, o que realmente significa OSM?
O conceito de Organização, Sistemas e Métodos ou simplesmente O&M, trata de compreender todos os processos, e ajuda a aprimorar o funcionamento das empresas. Sendo assim, OSM é responsável por garantir desde a execução padronizada e, consequentemente correta dos processos, até o entendimento do desenho da organização, conhecido como Organograma.
Empresas que possuem a área de OSM bem estruturada, tendem a adquirir cada vez mais excelência em suas tarefas chave. O bom gestor de organização, sistemas e métodos, busca proporcionar o cumprimento destas, utilizando ferramentas que auxiliam o atingimento satisfatório dos resultados, como por exemplo, a criação de POPs (Procedimentos Operacionais Padrão) e também os Manuais de Procedimentos. Com estes dois instrumentos bem implantados, cabe a este profissional, realizar auditorias periódicas em todos os setores, buscando validar as atividades, apontar as melhorias, corrigir os erros, e atualizar quando necessário, os processos que são executados.
Além de trabalhar a racionalização e a normatização dos procedimentos da empresa e o seu desenho organizacional, a área de OSM atua na elaboração e implementação de formulários de verificação que permitem a captação de dados e comunicações de maneira mais eficiente. Bem como, a normatização e o estudo do espaço físico e do layout empresarial.
Mas, que tipos de formulários podem ser elaborados, e qual a importância destes, para o andamento da empresa? Obviamente, não seria possível listar todas as possibilidades neste post. Entretanto, de maneira geral, estes documentos podem ser:
1. Registro de Ordens de Serviços e/ou Produção: Através deste documento, atrelado a área da Produção é possível monitorar a produtividade dos colaboradores da operação. Muitas análises podem ser feitas, com os dados registrados neste documento e que consequentemente, podem auxiliar a tomada de decisões. Os indicadores que podem ser levantados são, por exemplo: Quantidade produzida, horas dispendidas na produção. Tempo médio de espera da produção, etc.
2. Quando uma empresa possui processos específicos, devido ao volume em massa de documentos e possuir uma sala de arquivo morto, o OSM é responsável por garantir a padronização desta retenção, que pode ser feita através de um formulário de padronização dos métodos de arquivamento. Isto garante não só a limpeza e organização dos materiais, como a facilidade para encontrar informações quando for necessário.
3. Empresas que trabalham com processo produtivo, também podem explorar a gestão da qualidade de suas células de produção. E para isso, existem formulários que devem ser preenchidos por técnicos responsáveis pelas etapas da transformação das matérias primas em produtos finais. Estes documentos, geram informações importantes para a análise da qualidade dos produtos, e a aplicação de correções nos erros (falhas humanas, refugos, etc).
Enfim, falaremos mais sobre as importantes ferramentas de OSM em nosso próximo post (Fique de olho!). A RPM Consultoria Empresarial, valoriza e garante a execução dos processos administrativos, como parte fundamental na vida das empresas. Desejamos a você leitor, excelentes negócios, e sucesso em sua vida profissional!
