Organização, Sistemas e Métodos (OSM) é uma área muito trabalhada na administração que auxilia as empresas a estruturar processos e setores, desenvolvendo ainda mais a estrutura organizacional da empresa. Para que possamos entender melhor esta área da administração vamos compartilhar algumas ferramentas importantes que vão contribuir para a estruturação da sua empresa.
A primeira ferramenta que vamos mostrar é o organograma, que tem a finalidade de iniciar a visualização da estrutura organizacional. No organograma você consegue visualizar os cargos, setores e níveis hierárquicos. Através de desenhos geométricos o organograma é uma ferramenta visual que pode parecer simples, mas tem um poder de clareza muito grande, onde os membros podem analisar, a quem se reportam, qual o nível de comunicação necessária, como acessar os outros setores, com quais cargos eu tenho ligação direta e indireta.
Seguindo o organograma com todos os cargos definidos, podemos aplicar outra ferramenta que são as descrições dos cargos, que a partir da visualização geral da estrutura organizacional podemos descrever todos os cargos expostos. A descrição do cargo é a análise de todas as atividades que aquele cargo deve exercer dentro da empresa, sendo assim cada cargo tem suas responsabilidades que contribui para o funcionamento natural da empresa.
Após a criação da descrição do cargo desenvolvemos a agenda de trabalho, outra ferramenta que auxilia na estruturação da empresa, pois na agenda de trabalho conseguimos externalizar todas as atividades descritas na descrição do cargo para que possam ser cumpridas durante a semana, analisando quais são as atividades importantes, atividades urgentes e atividades circunstanciais.
A quarta e a quinta ferramentas são poderosas e auxiliam do mais novo membro ao mais antigo. São ferramentas que estruturam processos e que eles possam entender passo a passo cada atividade. E a quarta ferramenta são os procedimentos operacionais padrão (POP), os procedimentos operacionais padrão são aquelas atividades chaves da empresa, o passo a passo de como cada atividade ocorre e funciona, exatamente como funciona uma receita de bolo, onde é descrito os materiais necessários e as ações necessárias para que possa minimizar ao máximo os erros e as dúvidas durante o processo.
E para finalizar, a última ferramenta do nosso artigo é o fluxograma, uma ferramenta que ilustra o passo a passo dos procedimentos criados. Existem várias formas de se criar um fluxograma, mas para facilitar o entendimento o fluxograma ele é bem parecido com o organograma, sendo que a diferença do fluxograma é que ele ilustra os caminhos para que cada etapa dos processos possam ser compreendidos e aplicados.
Estas cinco ferramentas vão te trazer clareza e estruturação e assim sua empresa ficará mais organizada e os processos mais fáceis e ágeis na aplicação. Utilizar estas ferramentas é fazer com que você possa ter visão em que cada membro faz na sua empresa e como ele faz suas atividades, e ajuda no entendimento em qual posição o cargo em que ele está se encontra.
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