Normalmente, quando você tem alguma tarefa a ser realizada, qual a sua primeira atitude? Você identifica os passos necessários? Procura compreender mais sobre a ação a ser realizada? Ou simplesmente a executa sem muito estudo das possibilidades e logo entrega? Nesta última opção, geralmente como é o resultado? Você está satisfeito(a), ou sente que poderia ser melhor?
É comum que não tenha assimilado muito estas perguntas. E deve estar se perguntando: Por que estou lendo este artigo até aqui? – Deixe-me lhe contar uma coisa: Se você se sente indiferente com as respostas que deu acima, certamente você executa as tarefas sem nenhum planejamento. E em algumas vezes, os resultados não são conforme o esperado. E o pior de tudo: Talvez você esteja se dando conta disso somente agora (Espero que não).
Mas não acredite que tudo está perdido. Nem que você fez tudo errado até agora. Pelo contrário. Você apenas atestou que a execução sem planejamento muitas vezes é pífia e a falta de monitoramento gera resultados inexpressivos nas organizações. E por esse e outros motivos, as melhorias nem sempre são registradas conforme o esperado.
Para isso, uma dica ultra sensacional é a aplicação da ferramenta conhecida como ciclo PDCA. Que tem como sigla as palavras: Plan, Do, Check, Act. E que em tradução livre seriam: Planejar, Fazer, Checar, Agir. E como qualquer ciclo, quando chegamos ao último passo DEVEMOS, voltar à etapa inicial. Mas, por quê?
O Ciclo PDCA, se divide em quatro etapas que se complementam, ou seja: Não é possível ir adiante sem realizar a etapa predecessora por inteiro. Isso porque planejar envolve mapear e identificar os problemas que devem ser solucionados e/ou as melhorias que devem ser implantadas. Além de analisar o porquê das causas que justificam aquele determinado problema. A partir de então, o trabalho é analisar o processo que será realizado e elencar as tarefas em um Plano de Ações (você pode usar o 5W2H, por exemplo). A etapa do planejamento fica assim:
Planejar = 1. Mapear e identificar os problemas/melhorias → 2. Analisar os problemas → 3. Analisar a execução do processo → 4. Elaborar plano de ações.
Em seguida, vamos ao segundo passo do ciclo: Fazer. Aqui, é hora de executar o plano de ações elaborado. É a hora de por a mão na massa e registrar tudo que está sendo criado por meio das ações. E não subestime as anotações. Anotar o que está sendo feito é essencial nesta etapa, pois impacta diretamente o próximo passo.
Checar: Nesta terceira etapa do PDCA, vamos analisar tudo o que foi feito. E claro, checar se o resultado/objetivo foi atingido conforme o esperado. Utilize todas as métricas possíveis para identificar se você chegou lá. Analise as ações, as anotações (disse que seriam importantes, não é?), os indicadores construídos por meio das variáveis do projeto. Enfim, tudo é válido para checar se o projeto foi bem-sucedido. E após a checagem, faça um relatório do que precisa ser melhorado (novamente) para dar continuidade. E vamos adiante.
Agir: Por fim, é hora de ajustar os pontos. De corrigir o que não ficou cem por cento, e aplicar novas teorias, ferramentas, práticas e ações ao seu projeto. Aqui, você vai dar continuidade também ao que foi um sucesso nas etapas anteriores. Assim, garantirá que as mudanças estão indo sempre na direção certo: Rumo às melhorias. Com isso, você chega ao fim do ciclo pela primeira vez, e sua próxima tarefa, é identificar novas melhorias e aplicar o ciclo novamente.
Enfim, desejamos que a evolução da sua empresa seja sempre constante. Que seus negócios prosperem e atinjam níveis elevados de maturidade em gestão. Bom trabalho, e mãos à obra!
