É comum nos depararmos com empresas onde os gestores dizem que não sabem para onde vai o dinheiro, que seus produtos possuem uma boa margem de lucro, chegando a cobrar mais do que o dobro do que gastaram para produzi-los, mas mesmo assim nunca veem os resultados financeiros, “é como se o dinheiro sumisse!”.
Pois bem, sabemos que a matemática é uma ciência perfeita, onde 1+1 sempre e indiscutivelmente será 2 e também sabemos que não tem como o dinheiro simplesmente sumir; sendo assim, é necessário entender o que está acontecendo em cada caso, mas uma coisa pode ser afirmada sem hesitação em todos esses casos: a empresa não possui controle financeiro.
Para resolver esse problema, existe uma ferramenta da administração chamada de Fluxo de Caixa, que muitos conhecem mas não utilizam com maestria e outros simplesmente nunca ouviram falar.
O que é o Fluxo de Caixa?
Trata-se de uma ferramenta onde são discriminadas todas as movimentações financeiras de uma empresa em um determinado período. Por exemplo: para saber quanto a empresa X vendeu no mês de fevereiro de 2021, quanto essa empresa pagou de contas nesse mesmo mês e o resultado gerado (tanto positivo quanto negativo) usa-se o fluxo de caixa.
Então, quando o empresário diz que não tem noção de para onde o dinheiro da empresa está indo, significa que ele não possui esse controle de movimentações.
Como colocar em prática o Fluxo de Caixa?
Cada empresa possui uma realidade diferente; então a implementação do fluxo de caixa também se dará de uma forma diferente. Alguns optam por fazer em uma agenda, um caderno, outros já preferem em planilhas no computador e alguns utilizam sistemas de gestão próprios para essa finalidade. Mas independente da maneira que você criar seu fluxo de caixa, você precisa discriminar as entradas e saídas, não se esquecendo de colocar:
Data da Movimentação: é imprescindível que seja anotada corretamente a data de cada movimentação para facilitar o controle.
Tipo de movimentação: se é entrada ou saída, muito importante para evitar erros na visualização.
Motivo: o porquê houve aquela movimentação, (exemplo: vendas, recebimentos, pagamento de energia, pagamento de salários, pagamento de impostos, ...), importante para saber com o que a empresa está gastando e de onde vem as receitas do negócio.
Meio utilizado: como essa movimentação foi realizada, (dinheiro, cartão de crédito, débito, cheque, transferência ...), importante para saber quanto de dinheiro a empresa possui em caixa e quanto possui em cada conta bancária.
Valor: claro, não pode faltar o valor que foi movimentado.
Tendo todas essas informações em mãos, basta agora preencher diariamente e ir acompanhando a evolução do fluxo de caixa. Mas atenção: não se pode esquecer de lançar nenhuma movimentação, caso o contrário todo relatório ficará errado e a ferramenta não terá a utilidade necessária. Vale ressaltar também que todos os centavos são importantes, então não menospreze as contas pequenas ou tente arredondar os valores, senão todo o resto ficará errado também.
Geralmente são essas pequenas continhas não declaradas que fazem o “dinheiro sumir”, por isso, para implementar essa ferramenta na sua empresa é necessário muita atenção e disciplina para sempre fazer os preenchimentos da forma correta.
Anoto tudo na minha empresa, e agora?
Depois de implementado o fluxo de caixa você já possui em mãos os números de sua empresa, então agora é hora de analisá-los e tomar as decisões com fundamentos mais concretos.
Entenda como está a saúde da sua empresa, está no positivo ou negativo? Quais são os gastos fantasmas (aqueles gastos que você não sabia que existia) e como acabar com eles? Quais são os gastos mensais da empresa e qual o valor de venda mensal está sendo feito?
Muitas empresas anotam tudo, mas depois deixam o fluxo de caixa de lado, o que traz muitos prejuízos para o negócio, pois essa ferramenta pode ser utilizada para criação de novas metas, para decidir se será necessário fazer um financiamento ou não, para ver a possibilidade de expansão, além de ser utilizada para caso você queira vender sua empresa ou alguma ação dela.
Utilize também o fluxo de caixa para entender como sua empresa reage aos períodos sazonais, aos feriados. Ou seja, se você possui acesso ao fluxo de caixa do feriado do dia das mães do ano passado, você consegue mensurar a capacidade que sua empresa terá nesse próximo dia das mães.
No fluxo de caixa eu anoto só o que saiu ou o que irá sair também?
Como já foi dito, o fluxo de caixa é uma ferramenta para medir as movimentações de um período. Isso implica em algo que já aconteceu, mas para ter controle das movimentações futuras você pode utilizar o Fluxo de Caixa Projetado, que serve exatamente para você entender quanto que sua empresa tem de contas para o próximo mês e quanto ela tem para receber, dando uma previsibilidade para que você consiga se organizar para os próximos meses.
No Fluxo de Caixa Projetado você anotará todo valor que tem para receber de clientes que parcelaram por exemplo, ou de produtos recorrentes caso a sua empresa trabalhe com esse tipo de produto. E também as saídas futuras como os gastos fixos para o próximo mês, os fornecedores que você combinou a prazo, empréstimos e financiamentos e todas as outras saídas que já se têm em mãos. Nele também você consegue trabalhar a inadimplência de seus clientes e os prazos médios de recebimentos e de pagamentos, para que consiga se organizar e não ficar no vermelho.
